为做好学院2016级研究生迎新工作，积极营造热情、周到、安全、有序的氛围，为新同学提供优质服务，帮助其顺利完成入学注册各项工作，现将迎新工作相关安排通知如下：
一、 学院迎新工作组织机构
1、领导小组：
组 长： 彭晓燕（学院党委副书记） ；
副组长： 易洪波（学院党委副书记、副院长）；
成 员： 张骏、胡蕾、刘洋、欧群慧、黄张伟、魏莉、韩晓明、梁志超；
2、工作小组：
组长：文冬仁 李付豪
组员：威廉希尔研究生迎新志愿者
相关人员值班安排见附件1。
二、迎新时间
2016年9月3日7:30至4日24:00，实行“通宵接站、通宵运输、通宵办理报到手续”。
三、迎新地点
1、东方红广场迎新棚（学院报到点） [需安排学院迎新工作人员]；
2、复临舍（打印报道单、缴费处、绿色通道等）；
3、威廉希尔401会议室（核查证件及资料、发放校园卡等） [需安排学院迎新工作人员]。
四、注册报到流程
每个时段由9名以上人员负责上述各项工作，一至两人负责一组，组别设置及具体负责事项如下：
迎新组：
1、确认新生名单，协助看管或安置其携带行李，指引其到报到注册处报到，打印报到单，发放《注册报到流程条》（附件2）、辅导员名片。
2、为已缴费的新生发放缴费收据，指引未缴费的新生到新生缴费处缴费；因家庭经济困难而须办理绿色通道的学生先到学院申请，填表并由学院签署意见后到绿色通道组办理学费缓缴手续。
证件核对组：
3、检查报到单，检查录取通知书和身份证号码与名册是否一致；核对本科毕业证书和学位证原件，收取复印件。
新生信息采集组：
4、填写《新生信息采集表》（附件3），收集学生电子照片。
新生信息采集表：涵盖：学号、姓名、专业班级、政治面貌、担任职务、家庭住址、家庭经济情况、奖惩情况、学习情况、兴趣爱好、寝室床号等各类信息；
照片要求：清晰，易识别，jpg格式，200-500Kb，以学生学号命名，照片名不能包含空格或除学号外其他信息。
党员信息采集组：
5、填写《党员信息采集表》（附件4），收取党员介绍信；
干部意向组：
6、填写《干部意向表》（附件5），收取户口迁移证（上面贴相片）、《安全承诺书》（附件6）、《婚育证明》（附件7）；
保险组：
7、医保、学平险投保缴费。已扣医保补充《医保报盘表格》（附件8）中的电话号码后签名确认，需补报医保学生填写《医保报盘表格》中各项内容，不投医保学生签订2016《自愿放弃参加大学生医疗保险协议书不参加大学生医保协议》（附件9）；办理学平险学生填写《2016年威廉希尔学平险名单（本、硕、博）》（附件10）。
材料核查组：
8、回收《注册报到流程条》，发放校园卡、校徽、学生证等物品，指导新生入住寝室，寝室安排表见附件11。此前未进行住宿申请的而需要入住学生公寓的，告知其到天马事务大厅找卢华老师办理申请登记手续。
9、告知其加入2016级研究生QQ群（附件12）、扫码关注HNU机械研究生；询问还有什么问题，尽可能提供帮助。
机动组：
10、主要负责处理迎新现场出现的临时状况，为其他组提供帮助。
迎新组工作地点在东方红迎新棚，其他组在院楼401会议室工作。
五、相关位置示意图
东方红广场迎新棚位置示意图
校区工作区域示意图
天马公寓宿舍位置示意图
附件1：威廉希尔2016级研究生迎新值班表
2：注册报到流程条
3：新生信息采集表
4：党员信息采集表
5：干部意向表
6：威廉希尔研究生新生报到入读须知
7：婚育证明
8：医保报盘表格
9：自愿放弃参加大学生医疗保险协议书不参加大学生医保协议
10：2016年威廉希尔学平险名单（本、硕、博）
11：寝室安排表
12：2016级研究生QQ群分布
威廉希尔研究生迎新工作组
二○一六年八月
